Diez estrategias para lograr una correcta y segura digitalización de los registros médicos

La completa digitalización de las historias clínicas y registros médicos, así como la integración de las herramientas de las Tecnologías de la Información (TIC) en la Sanidad, suponen una oportunidad, pero también una amenaza. Integrar todos estos datos, cada vez más abundantes con la proliferación de los nuevos dispositivos médicos, y hacerlos interoperables, evita, por ejemplo, el problema de las duplicidades, pero también genera otros nuevos que es necesario abordar desde los equipos de gestión de riesgo de los centros sanitarios.

Por este motivo, el Instituto ECRI de Estados Unidos acaba de publicar un análisis, en base a entrevistas realizadas a distintos gerentes de riesgos y expertos en Tecnologías de la Información en Salud, con las diez estrategias para lograr un completo, correcto y seguro proceso de digitalización e integración de las TIC en los centros sanitarios.

'La mayor dificultad, desde un punto de vista técnico, radica en la interoperabilidad entre los diferentes sectores que intervienen en la digitalización de los registros. Por eso, desde la Sociedad Española de Electromedicina e Ingeniería Clínica (SEEIC) insistimos en la necesidad de una correcta ordenación del equipo humano y su cualificación profesional, si queremos que la prestación asistencial sea segura y de calidad', afirma Jesús L. Manzanares, presidente de la SEEIC.

Involucrar a los gerentes sanitarios en todos los aspectos del proceso de digitalización, desde la planificación, el despliegue, hasta la supervisión continua del sistema, es fundamental y una de las estrategias a tener en cuenta, tal y como consta en el artículo de ECRI. En este sentido, se especifica que el gestor debe participar en todas las etapas, no sólo al final cuando surja un problema.

ECRI ha identificado un top 5 de problemas de seguridad más frecuentes de forma acumulativa tras analizar un total de 211. Entre estos problemas en el proceso de digitalización se encuentran los relacionados con la interfaz del sistema informático, con el registro electrónico (entrada de datos al sistema), con la configuración, con la recuperación de información, así como con la propia funcionalidad del software.

En relación a estos problemas de seguridad, según queda recogido en el artículo, la mayor parte de los mismos se provocan por errores humanos a la hora de introducir datos en el sistema, como errores en la dosis de tratamiento. Es conveniente, según se expone en el análisis de ECRI, que se designe un equipo de gestión de riesgos sanitarios en el centro y, en caso de que no sea posible contar con un equipo definido, que el personal encargado se involucre al máximo en todo el proceso, para hacer frente a la entrada de pedidos de proveedores, apoyo a la decisión clínica, así como a la documentación de todos los errores que pueden afectar a la seguridad del paciente.

Los programas informáticos son producto sanitario activo

Desde la SEEIC se recuerda que 'los programas informáticos autónomos, destinados por su fabricante a las finalidades de diagnóstico y/o terapia, se consideran un producto sanitario activo, un tema pendiente de ordenar en el espacio europeo'. Según el presidente de esta Sociedad, 'al considerarse productos sanitarios, deben utilizarse conforme con la reglamentación, por profesionales cualificados y adiestrados y con un adecuado mantenimiento para garantizar la seguridad durante el periodo de utilización'.

Además, señala que 'conforme a la circular 3/2012 de Recomendaciones aplicables en la Asistencia Técnica de Productos Sanitarios, se recomienda para esta asistencia la cualificación profesional, la disposición de medios adecuados, la realización de verificaciones y controles de seguridad, la obligación de registros y documentación y la notificación de los incidentes adversos'.

'Cuando existe un error, las ramificaciones del mismo pueden ser masivas por el sistema, lo cual puede afectar a la facturación, la confidencialidad, la seguridad del paciente así como a la propia satisfacción del profesional sanitario', constata el artículo de ECRI. 'Es imprescindible asegurar a los pacientes que detrás de todos los datos recibidos hay un profesional que los supervisa. Un buen funcionamiento del sistema digital es crucial para una mayor calidad sanitaria, lo que a su vez supone una reducción muy significativa del gasto', asevera el presidente de la SEEIC.

De hecho, una mayor satisfacción por la calidad asistencial se traduce en una menor demanda de visitas médicas domiciliarias y una menor asistencia a los servicios de urgencia de los hospitales y centros de salud.

Coordinación y perspectiva global

Otra de las estrategias para una correcta y segura digitalización pasa por la adopción de una perspectiva general de la organización sanitaria, así como un adecuado conocimiento del departamento encargado del mantenimiento de las TIC, con el fin de que clínicos e ingenieros estén coordinados.

En este sentido, Jesús Manzanares resalta que 'ECRI ya publicó en 2012 un artículo en el que se aconsejaba a los centros desarrollar un plan de integración de los datos de los dispositivos médicos en el que trabajase tanto el equipo de ingeniería clínica como el personal informático. La mayoría de los hospitales carece hoy de la información necesaria para integrar estos datos a la historia clínica electrónica'.

También se plantean en el análisis de ECRI otras estrategias a tener en cuenta por los centros sanitarios como prestar atención a las zonas de alto riesgo de seguridad que, en ocasiones, los profesionales sanitarios ignoran por malas configuraciones del sistema; tener cuidado al pegar y copiar registros en el sistema electrónico, haciendo entender al médico los riesgos que ello implica; asegurar el seguimiento y despliegue del sistema así como su uso correcto; diseñar un proceso que identifique los posibles problemas de seguridad; y usar el sistema electrónico de salud para asegurar y mejorar, siempre, la calidad y la seguridad de la prestación sanitaria.

Historia clínica digital en España

'El grado de integración de las herramientas TIC en la Sanidad española es actualmente todavía bajo y la historia clínica digital común aún está pendiente de su pleno desarrollo desde 2006', explica el presidente de la SEEIC. 'Hay que cohesionar y racionalizar el SNS -continúa-, y es que, aún nos preguntamos: ¿Cómo coordinarán e intercambiarán datos los sistemas de salud de las diferentes autonomías, así como su confidencialidad? ¿Cómo volcarán la información los distintos dispositivos médicos más allá de las imágenes radiológicas?', sostienen desde la SEEIC.

El presidente de esta Sociedad también recuerda que es fundamental que se agilice la implantación de los servicios de Electromedicina con la creación de la figura del jefe de servicio de Electromedicina en, al menos, hospitales con más de 250 camas, en apoyo a las Cualificaciones Profesionales en Electromedicina (Real Decreto 328/2008).